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ECONOMIC POLICY

改善活動を日常業務に組み入れる:事業継承可能な経営体質作り(4)

改善業務を年度経営計画・年度業務計画に組み入れ、日常化する


年度ごとの経営計画、重点業務の年間計画はありますか?
それらを、社員・従業員に知らせていますか?

業務改善に全社や職場単位で取り組むことにしたならば、それは重要な経営方針の一つ。
年度全社経営計画に組み入れ、全社員・従業員に知らせて、との課題への取り組み計画をスケジュール化します。

年度ごとの重点業務課題を経営計画・業務計画とし、四半期や月度単位で具体的に何に、どの職場・チームが取り組むかを書き表し、見えるところに掲示し、そのスケジュールごとに進捗度・
実行度を書き込んでいくようにします。

もし、できるならば、一人ひとりがどんな課題に取り組むかまで相談して決め、個人ごとに年間と月度単位でのスケジュールを作成。

そのチームや個人ごとに、月ごと・四半期ごとに、リーダーや経営者と月末または月初に、進み具合や成果・結果などを確認・評価し、アドバイスをしたり、ねぎらったりするようにします。


改善業務の日常化は、社内コミュニケーション業務の改善・改革と一体


どうでしょうか?
これまでやってこなかった業務改善活動を開始し、定着させ、継続していくためには、職場や会社単位、経営者やリーダー、社員・従業員間でのコミュニケーションの仕方が変わっていかないわけです。

これまで、朝礼や終礼など、1日の仕事の始まりや終わりにおけるその日1日の仕事・作業予定の確認や結果・状況の確認などは、確実に行われてきたでしょうか?

その仕組みがなければ、新たに設定し開始すべきです。
形式に終わり、中身がないままでやり過ごしてきていれば、それ自体改善課題でもあります。

当然、年間計画・スケジュールを作る際には、職場や個人間でのコミュニケーションが不可欠です。
そして、四半期単位や月度単位での計画と進捗・状況・結果の確認にも、月末や月初でのコミュニケーションの機会を設けなければいけません。

その時間と場を設けること、そのコミュニケーションのための道具や資料も準備すること、データや情報などを日々記録・収集する道具や時間も必要となること・・・。

もうこれだけで、職場が、個人が、経営者が変わらなければ前に進まないことが想像できると思います。

コミュニケーションの基本中の基本は、ご存知のように「報告」「連絡」「相談」の『報連相』。
それに、「説明」「確認」「質問」などのコミュニケーション行動が積み上げられていきます。

そしてそれらを記録し、確認しながら、追加記入・修正記入し、閲覧・保管できるようにするパソコンや簡単なデータベース、ネットワーク等の基盤整備・充実させていく必要があります。

大手企業、中堅企業ならば当然の経営基盤、業務のインフラ作りも、事業継承・後継者育成可能な経営体質作りのための条件として進めていくことになります。


取り組み進捗状況・中間結果と年間の成果を発表し、意識を共有。
成果には報いる仕組み作りも


もう一つ・・・。

業務改善活動の成果が上がったときに、どうするか?

チームや個人ごとの課題や目標を設定し、取り組んでいくわけですが、その計画や目標が、みんなの努力で達成できたとき。

その中間や通期での結果を発表し、それに報いることも経営者として考えて頂きたいものです。

事前に、その場合には表彰や報償があることを発表して、やる気・モティベーションの向上を図る。
それもありでしょうし、初めにその方針を伝えずに、良い結果が出たときに、サプライズとして行う、というのも方法かとも思います。

ただ、どちらにしても、あるいは望ましい成果が出なくても、努力に対しては感謝・お礼の気持ちを伝えること、労をねぎらうことをぜひ実践して頂きたいものです。
そういう気持ちが自然に起きないようであれば、経営者として、この取り組みを効果的に運営できなかったことの責任を感じるべきと考えます。
やり方がまずかった。
社員・従業員を掌握できなかった、信頼を得られなかった。
そう考えるべきでしょう。

企業規模の大小にかかわらず、業種のいかんにかかわらず、経営者であることに違いはありません。
経営者としての質、資質が問われているわけです。

事業継承可能な体質つくりの第一歩としての「業務改善活動の日常化」。
言うのは簡単ですが、なかなか難しい課題です。

でも、何かを変えなければいけないことは明らか。
改善すべき課題そのものが変えるべきことですが、そのために先に変えるべき課題がある。
鶏が先か、卵が先か・・・。
そんな議論は無用で、経営者ご自身の考え方、意識、そして行動を変えることが真っ先。
でなければ始まりません。
先にも述べましたが、経営者および経営の質の改善も、課題になっているのです。

このシリーズ、次回で一区切りのまとめをしたいと思います。


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